Fragerunden im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen und Einladungsverfahren geben den Anbietenden die Möglichkeit, während der Angebotsphase Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen und Bedingungen einzureichen. Diese Fragen werden von der Vergabestelle gesammelt und anonymisiert für alle Anbieterinnen und Interessierten beantwortet. Immer wieder stellt sich aber die Frage, in welchem Zeitpunkt solche Fragerunden sinnvoll sind. Kurz nach Publikation oder eher gegen Ende der Angebotsphase?

Fragerunden sind ein sehr gutes Instrument, um bereits im Vorfeld der Angebotserarbeitung Missverständnisse und Unklarheiten zu beseitigen. Sie dienen quasi als „Fiebermesser“ für die Vergabestelle. Anhand der Anzahl und Art der gestellten Fragen lässt sich erkennen, ob die Ausschreibung – was nicht immer einfach ist – ausreichend klar formuliert ist oder ob Präzisierungen nötig sind. Im Extremfall können die Fragen sogar zu einem Abbruch und einer Neu-Ausschreibung des Verfahrens führen, wenn erkannt wird, dass in der Ausschreibung wesentliche Aspekte vergessen wurden oder eine genügende Angebotsabgabe aufgrund der Ausschreibung nicht möglich ist.

Auch für Anbieterinnen ist die Fragerunde ein sehr gutes Instrument, um Unklarheiten zu adressieren. Die Beantwortung der Fragen wird Teil der Ausschreibungsbedingungen und daher empfiehlt es sich für Anbieterinnen, nicht nur eigene Fragen zu stellen, sondern vor bzw. während der Angebotserarbeitung auch die gesamten Fragen und Antworten sorgfältig zu studieren.

Zeitpunkt der Fragerunden im Vergabeverfahren

Immer wieder Anlass zu Fragen und Diskussionen gibt der Zeitpunkt, zu welchem das Einreichen von Fragen sowie die anschliessende Beantwortung angesetzt wird.

Eine Frist, die kurz nach der Publikation angesetzt wird, hat den Vorteil, dass die Vergabestelle frühzeitig über Rückfragen und etwaige Unklarheiten informiert wird. Zudem können die Antworten von den Anbieterinnen frühzeitig in die Angebotserarbeitung einbezogen werden. Gleichzeitig stellt eine frühe Frist sicher, dass für Anbieterinnen im Falle von unbefriedigenden Antworten die Beschwerdefrist zur Anfechtung der Ausschreibung und der Unterlagen noch offen ist.

Der Nachteil einer sehr frühen Frist für die Eingabe von Fragen besteht jedoch im Umstand, dass sich Anbieterinnen aufgrund anderer Verpflichtungen oft nicht sofort nach der Publikation intensiv mit den Ausschreibungsunterlagen auseinandersetzen (können). Viele Fragen entstehen zudem erst im Verlauf der konkreten Angebotserarbeitung – und diese beginnt häufig erst gegen Ende des Fristablaufs zur Angebotseinreichung. Somit besteht die Gefahr, dass bei einer Fragerunde kurz nach Publikation die potentiellen Anbieterinnen die Ausschreibung noch gar nicht so im Detail studiert haben, als dass sie dazu spezifische Fragen vorbringen könnten.

Wird die Frist für die Einreichung von Fragen hingegen eher spät angesetzt, verlieren Anbieterinnen die Möglichkeit, im Fall unbefriedigender Antworten die Ausschreibung noch anzufechten. Zudem bleibt zwischen dem Erhalt der Antworten und der Abgabe des Angebots häufig nur wenig Zeit, allfällige Anpassungen oder Überarbeitungen vorzunehmen. Der Vorteil einer späten Fragerunde ist jedoch, dass sich die Anbieterinnen bis dahin eingehender mit den Unterlagen befassen konnten und dadurch gezieltere Fragen stellen können.

Welche Lösung ist die bessere?

Meiner Meinung nach gibt es nicht die eine ideale Lösung – besonders dann nicht, wenn bei den Fristen (insbesondere im Binnenbereich) lediglich die Minimalfristen angewendet werden. Denn bei einer Angebotsfrist von nur 20 Tagen, ist man auch bei einem salomonischen Mittelweg (d.h. Fragerunde innerhalb +/- 10 Tagen) jeweils äusserst knapp unterwegs.

Nicht zu unterschätzen ist, dass auch die Beantwortung der Fragen einige Tage in Anspruch nehmen kann. Die Vergabestelle sollte sich daher bei knappen Fristen in den Tagen nach dem Ablauf der Frist für die Frageneinreichung genügend zeitliche Ressourcen freihalten, um die Fragen rasch beantworten zu können. Ebenso sollten sich die Anbieterinnen bei der Prüfung der Ausschreibung und der Angebotserarbeitung frühzeitig an den Terminen der Fragerunden orientieren.

Auch besteht die Möglichkeit, für den Fall, dass sehr viele Fragen eingehen und die Antworten wesentliche Neuerungen ergeben, die Angebotsfristen zu verlängern (Art. 46 Abs. 3 IVöB)

Empfehlenswert ist ein ausgewogener Mittelweg. Denn die Fragerunde ist sowohl für die Vergabestellen als auch für die Anbieterinnen ein wesentliches Instrument, um Angebotsfehler und Ausschreibungen, die schlecht oder gar nicht bewertbar sind, zu vermeiden. Entsprechend sollte dieser auch das notwendige Gewicht beigemessen werden.