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Wie funktioniert das «Shortlisting»?

Wie funktioniert das «Shortlisting»?

27. Juli 2021

27. Juli 2021

Mit dem Short-Listing wird mit der IVöB-Revision ein neues Instrument eigeführt, welches die Angebotsbewertung effizienter machen soll.
Mit dem Short-Listing wird mit der IVöB-Revision ein neues Instrument eigeführt, welches die Angebotsbewertung effizienter machen soll.

Mit der Revision des Beschaffungsrechts wird in Art. 40 Abs. 2 BöB/IVöB das Instrument des sogenannten «Shortlistings» eingeführt. Der Gesetzestext lautet wie folgt.

«Erfordert die umfassende Prüfung und Bewertung der Angebote einen erheblichen Aufwand und hat der Auftraggeber dies in der Ausschreibung angekündigt, so kann er alle Angebote auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen einer ersten Prüfung unterziehen und rangieren. Auf dieser Grundlage wählt er nach Möglichkeit die drei bestrangierten Angebote aus und unterzieht sie einer umfassenden Prüfung und Bewertung. »

Idee:

Die Prüfung und Bewertung der Angebote kann für Vergabestellen mit einem erheblichen Aufwand verbunden sein. Dies insbesondere dann, wenn bei der Bewertung der Zuschlagskriterien «papierfremde» Beurteilungen wie Labortest, Präsentationen, Nutzungstest (z.B. Testfahrten bei Fahrzeugen usw.) notwendig werden, die einen hohen Personal- oder Zeitaufwand verursachen.

Gerade bei Produkten (Lieferungen) können solche Test bzw. entsprechende «handfeste» Zuschlagskriterien viel zur Evaluation des vorteilhaftesten Angebotes beitragen. Dass die Vergabestellen mit solchen Zuschlagskriterien eher zurückhaltend umgehen, ist darin begründet, dass solche Zuschlagskriterien bei der Bewertung einen erheblichen Aufwand verursachen. Zumindest einen viel Grösseren, als wenn die Angebote nur anhand schriftlichen Angaben in Angebotsunterlagen wie Referenzobjekten, Terminplänen etc. bewertet werden.

Mit dem «Shortlisting» bekommen die Vergabestellen eine Möglichkeit, den Aufwand bei der Bewertung in Grenzen zu halten. Grundidee ist eine zweistufige Bewertung: Zuerst werden die Angebote nach den aufgrund der Aktenlage sofort prüfbaren Zuschlagskriterien bewertet (wozu zwangsläufig auch das Zuschlagskriterium Preis gehört). Aus diesen Kriterien wird eine «Shortlist» mit mindestens drei Angebote erstellt. Nur die Angebote, die es auf die Shortlist geschafft haben, werden dann noch anhand der weiteren «aufwändigeren» Zuschlagskriterien bewertet.

Voraussetzungen fürs «Shortlisting»

  1. Zwingende Voraussetzung ist, dass ein offenes oder selektives Verfahren durchführt wird.
  2. In der Ausschreibung muss zudem auf das Shortlisting zwingend hingewiesen werden. Es sollte aus Transparenzgründen für die Anbieterinnen erkennbar sein, dass

a) das Shortlistung angewendet werden kann,

b) wie viele (mindestens drei) Angebote in die Shortlist mindestens aufgenommen werden und

c) welche Zuschlagskriterien für die Erstellung der Shortlist und welche erst im zweiten Durchgang bewertet werden.  

3. Als weitere Voraussetzung für die Durchführung eines Shortlistings ist erforderlich, dass eine Bewertung aller Zuschlagskriterien bei allen Angeboten mit einem «erheblichen Aufwand» verbunden wäre. Was dies genau bedeutet, wird in Gesetzestext nicht weiter ausgeführt. M.E. kann das Shortlisting aber nur bei Zuschlagskriterien angewendet werden, welche aufgrund ihrer Unmittelbarkeit einen hohen Personal- und Zeitaufwand verursachen (Präsentationen, Begehungen, Feldtests.).

Rechtsschutz

Die Nichtaufnahme in die Shortlist stellt keine anfechtbare Verfügung dar. Die nicht berücksichtigten Anbieterinnen können erst gegen den Vergabeentscheid als solches vorgehen. Nichtberücksichtigte Anbieterinnen (welche nicht in die Shortlist aufgenommen worden sind) müssten in einem Beschwerdeverfahren die Aufnahme in die Shortlist rügen (wegen falscher Bewertung bei der Evaluation der Shortlist) und auch darlegen, dass sie bei Aufnahme in die Shortlist und Bewertung nach allen Kriterien eine Chance auf den Zuschlag haben.

Empfehlung:

Die Shortlist darf den Zweck des Vergaberechts nicht vereiteln. Für die Vergabestellen bedeutet dies, dass man bei der Erstellung der Shortlist alle Angebote einbeziehen muss, welche noch eine realistische Chance auf den Zuschlag haben. Es würde den Grundsätzen des Vergaberechts und insbesondere dem Ziel, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln, widersprechen, wenn in eine Shortlist etwa nur drei Angebote aufgenommen werden, obwohl auch noch ein viertes oder fünftes Angebot nach der ersten Prüfung nur knapp hinter den ersten drei rangieren und bei der detaillierten Bewertung noch auf Rang 1 vorstossen könnte.

Trotz diesen Einschränkungen kann das Shortlisting ein geeignetes Instrument sein. Es erfordert aber, dass sich die Vergabestelle bereits im Vorfeld der Ausschreibung damit auseinandersetzt. Bei Ausschreibungen, bei denen eine grosse Anzahl an Angeboten zu erwarten ist, wird (um den Aufwand in Grenzen zu halten) die Durchführung eines selektiven Verfahrens mit Präqualifikation wohl aber das geeignetere Mittel bleiben. Dies insbesondere auch aus Sicht der Anbieterinnen, welche im selektiven Verfahren in der ersten Stufe nur einen Teilnahmeantrag und noch kein vollständiges Angebot einreichen müssen, was beim Shortlisting nicht der Fall ist.

Mit der Revision des Beschaffungsrechts wird in Art. 40 Abs. 2 BöB/IVöB das Instrument des sogenannten «Shortlistings» eingeführt. Der Gesetzestext lautet wie folgt.

«Erfordert die umfassende Prüfung und Bewertung der Angebote einen erheblichen Aufwand und hat der Auftraggeber dies in der Ausschreibung angekündigt, so kann er alle Angebote auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen einer ersten Prüfung unterziehen und rangieren. Auf dieser Grundlage wählt er nach Möglichkeit die drei bestrangierten Angebote aus und unterzieht sie einer umfassenden Prüfung und Bewertung. »

Idee:

Die Prüfung und Bewertung der Angebote kann für Vergabestellen mit einem erheblichen Aufwand verbunden sein. Dies insbesondere dann, wenn bei der Bewertung der Zuschlagskriterien «papierfremde» Beurteilungen wie Labortest, Präsentationen, Nutzungstest (z.B. Testfahrten bei Fahrzeugen usw.) notwendig werden, die einen hohen Personal- oder Zeitaufwand verursachen.

Gerade bei Produkten (Lieferungen) können solche Test bzw. entsprechende «handfeste» Zuschlagskriterien viel zur Evaluation des vorteilhaftesten Angebotes beitragen. Dass die Vergabestellen mit solchen Zuschlagskriterien eher zurückhaltend umgehen, ist darin begründet, dass solche Zuschlagskriterien bei der Bewertung einen erheblichen Aufwand verursachen. Zumindest einen viel Grösseren, als wenn die Angebote nur anhand schriftlichen Angaben in Angebotsunterlagen wie Referenzobjekten, Terminplänen etc. bewertet werden.

Mit dem «Shortlisting» bekommen die Vergabestellen eine Möglichkeit, den Aufwand bei der Bewertung in Grenzen zu halten. Grundidee ist eine zweistufige Bewertung: Zuerst werden die Angebote nach den aufgrund der Aktenlage sofort prüfbaren Zuschlagskriterien bewertet (wozu zwangsläufig auch das Zuschlagskriterium Preis gehört). Aus diesen Kriterien wird eine «Shortlist» mit mindestens drei Angebote erstellt. Nur die Angebote, die es auf die Shortlist geschafft haben, werden dann noch anhand der weiteren «aufwändigeren» Zuschlagskriterien bewertet.

Voraussetzungen fürs «Shortlisting»

  1. Zwingende Voraussetzung ist, dass ein offenes oder selektives Verfahren durchführt wird.
  2. In der Ausschreibung muss zudem auf das Shortlisting zwingend hingewiesen werden. Es sollte aus Transparenzgründen für die Anbieterinnen erkennbar sein, dass

a) das Shortlistung angewendet werden kann,

b) wie viele (mindestens drei) Angebote in die Shortlist mindestens aufgenommen werden und

c) welche Zuschlagskriterien für die Erstellung der Shortlist und welche erst im zweiten Durchgang bewertet werden.  

3. Als weitere Voraussetzung für die Durchführung eines Shortlistings ist erforderlich, dass eine Bewertung aller Zuschlagskriterien bei allen Angeboten mit einem «erheblichen Aufwand» verbunden wäre. Was dies genau bedeutet, wird in Gesetzestext nicht weiter ausgeführt. M.E. kann das Shortlisting aber nur bei Zuschlagskriterien angewendet werden, welche aufgrund ihrer Unmittelbarkeit einen hohen Personal- und Zeitaufwand verursachen (Präsentationen, Begehungen, Feldtests.).

Rechtsschutz

Die Nichtaufnahme in die Shortlist stellt keine anfechtbare Verfügung dar. Die nicht berücksichtigten Anbieterinnen können erst gegen den Vergabeentscheid als solches vorgehen. Nichtberücksichtigte Anbieterinnen (welche nicht in die Shortlist aufgenommen worden sind) müssten in einem Beschwerdeverfahren die Aufnahme in die Shortlist rügen (wegen falscher Bewertung bei der Evaluation der Shortlist) und auch darlegen, dass sie bei Aufnahme in die Shortlist und Bewertung nach allen Kriterien eine Chance auf den Zuschlag haben.

Empfehlung:

Die Shortlist darf den Zweck des Vergaberechts nicht vereiteln. Für die Vergabestellen bedeutet dies, dass man bei der Erstellung der Shortlist alle Angebote einbeziehen muss, welche noch eine realistische Chance auf den Zuschlag haben. Es würde den Grundsätzen des Vergaberechts und insbesondere dem Ziel, das vorteilhafteste Angebot zu ermitteln, widersprechen, wenn in eine Shortlist etwa nur drei Angebote aufgenommen werden, obwohl auch noch ein viertes oder fünftes Angebot nach der ersten Prüfung nur knapp hinter den ersten drei rangieren und bei der detaillierten Bewertung noch auf Rang 1 vorstossen könnte.

Trotz diesen Einschränkungen kann das Shortlisting ein geeignetes Instrument sein. Es erfordert aber, dass sich die Vergabestelle bereits im Vorfeld der Ausschreibung damit auseinandersetzt. Bei Ausschreibungen, bei denen eine grosse Anzahl an Angeboten zu erwarten ist, wird (um den Aufwand in Grenzen zu halten) die Durchführung eines selektiven Verfahrens mit Präqualifikation wohl aber das geeignetere Mittel bleiben. Dies insbesondere auch aus Sicht der Anbieterinnen, welche im selektiven Verfahren in der ersten Stufe nur einen Teilnahmeantrag und noch kein vollständiges Angebot einreichen müssen, was beim Shortlisting nicht der Fall ist.


von Christoph Schärli, lic.iur. Partner | Rechtsanwalt,Viadukt Recht GmbH

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