Wie detailliert muss ein Zuschlagsentscheid begründet werden? Diese Frage stellen sich Vergabestellen bei jeder Beschaffung. Oft wird dabei das Prinzip "so wenig wie notwendig" verfolgt.  Dabei ist eine gute Begründung des Zuschlagsentscheides nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern ein zentrales Element für einen funktionierenden Wettbewerb, gerade auch vor dem Hintergrund der Stärkung der qualitativen Zuschlagskriterien.

Das Spannungsfeld

Die Begründungspflicht bewegt sich zwischen zwei Polen: dem Anspruch der Anbietenden auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit einerseits und dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen nach Art. 11 IVöB andererseits. Art. 51 Abs. 2 IVöB verlangt eine «summarische» Begründung und nennt in Abs. 3 die Mindestinhalte: Art des Verfahrens, Name der berücksichtigten Anbieterin, Gesamtpreis sowie die massgeblichen Merkmale und Vorteile des berücksichtigten Angebots.

Was «summarisch» im Einzelfall konkret bedeutet, lässt das Gesetz allerdings weitgehend offen. Und die Rechtsprechung hilft nur bedingt weiter: Gerichte behandeln eine ungenügende Begründung als Gehörsverletzung, die im Beschwerdeverfahren geheilt werden kann. Das ist prozessual zwar korrekt, ändert aber nichts daran, dass eine unzureichende Begründung dem Wettbewerb schadet – und damit der Zwecksetzung des Beschaffungsrechts (Art. 2 IVöB) zuwiderläuft.

Transparenz als Voraussetzung für Wettbewerb

Der Vergleich mit einem Sportwettkampf macht es deutlich: Wettbewerb entsteht mitunter dadurch, dass Zeiten gemessen, Ranglisten erstellt und Resultate nachvollziehbar festgehalten werden. Wer an einem Lauf teilnimmt und danach nur erfährt, dass jemand anderes gewonnen hat, aber nicht, mit welcher Zeit und wo die eigenen Stärken und Schwächen lagen, kann sich kaum gezielt verbessern.

Übertragen auf das Beschaffungswesen heisst das: Wenn der Vergabeentscheid zur «Black Box» wird, verliert der Wettbewerb seine Lenkungs- und Lernwirkung. Anbietende, die nicht nachvollziehen können, weshalb ihr Angebot bei bestimmten Zuschlagskriterien weniger gut als das der Zuschlagsempfängerin bewertet wurde, können ihre Produkte und Angebote nicht gezielt weiterentwickeln und verbessern. Doch genau das wäre das Ziel des Wettbewerbs. Eine ungenügende Begründung der Angebotsbewertung schwächt somit nicht nur den einzelnen Anbieter, sondern den Wettbewerb insgesamt und damit letztlich die Qualität der öffentlichen Beschaffung.

Qualitätswettbewerb erfordert qualitative Begründung

Besonders relevant ist dies im Zusammenhang mit dem durch die IVöB-Revision angestossenen Paradigmenwechsel vom Preiswettbewerb hin zum Qualitätswettbewerb. Wer in der Ausschreibung «A» sagt – also qualitative Zuschlagskriterien stärker gewichtet –, muss in der Zuschlagsbegründung auch «B» sagen: Die massgeblichen Qualitätsmerkmale müssen transparent gemacht werden, damit nachvollziehbar ist, weshalb ein Angebot besser bewertet wurde.

Konkret bedeutet das: Eine gute Zuschlagsbegründung legt die entscheidenden Unterschiede zwischen den Angeboten offen, benennt die Stärken und Schwächen in den relevanten Zuschlagskriterien und macht die wesentlichen Merkmale und Vorteile des berücksichtigten Angebots sichtbar.

Viele Vergabestellen sagen «A»: Weg vom (reinen) Preiswettbewerb hin zu mehr qualitativen Zuschlagskriterien, vergessen oder verweigern aber das «B», nämlich eine detaillierte Begründung der Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien. Früher, als der Preis mit 80 % ohnehin den Zuschlag massgeblich entschied, konnte die Bewertung der übrigen 20 % Zuschlagskriterien mit rudimentären Stichworten abgehandelt werden, da diese wenig Relevanz hatten. Heute geraten Vergabestellen in einen Begründungsnotstand, wenn sie die Bewertung der qualitativen Zuschlagskriterien, die den Vergabeentscheid massgeblich beeinflussen, nicht ausreichend und nachvollziehbar begründen können. Gerade wenn Zuschlagskriterien im Bereich von Nachhaltigkeit und Qualität in Zukunft stärker eine Rolle spielen sollen, benötigen die Anbietenden auch detaillierte Informationen, weshalb und wie die entsprechenden Kriterien bewertet wurden und was die relevanten Merkmale/Vorteile der bei diesen Kriterien bestbewerteten Angebote waren.

Geschäftsgeheimnisse sind kein «Bewertungsgeheimnis»

Der häufigste Einwand gegen eine detaillierte Begründung lautet: «Geschäftsgeheimnisse der Zuschlagsempfängerin». Doch dieser Einwand greift meines Erachtens oft zu kurz.

Geschützt sind nur Informationen, die zusammenfassend drei Voraussetzungen erfüllen: Sie müssen relativ unbekannt sein, der Geheimnisherr muss einen Geheimhaltungswillen haben, und es muss ein objektives, nachvollziehbares Geheimhaltungsinteresse bestehen. Typische Beispiele sind interne Kalkulationen, Rezepturen, technische Detail-Spezifikationen oder strategische Geschäftsinformationen.

Die Vorteile eines Produkts oder einer Lösung , also genau die Aspekte, welche bei der Bewertung der Zuschlagskriterien den Ausschlag geben,  stellen in der Regel keine Geschäftsgeheimnisse dar. Niemand würde auf die Idee kommen, eine Produktbewertung, die die Vor- und Nachteile verschiedener Produkte gegenüberstellt, als Verletzung von Geschäftsgeheimnissen zu qualifizieren, insbesondere dann nicht, wenn diese Vor- und Nachteile ohnehin auf den Websites der Unternehmen veröffentlicht oder allgemein öffentlich bei der Nutzung der Produkte und Leistungen zugänglich sind.

Ein pauschaler Verweis auf «Vertraulichkeit» genügt somit nicht um eine Begründung der Zuschlagsbewertung nur zurückhaltend vorzunehmen. Die Vergabestelle muss im Einzelfall konkret darlegen, welche Informationen tatsächlich schutzbedürftig sind und welche problemlos offengelegt werden können und müssen, um den Vergabeentscheid nachvollziehbar zu machen.

Fazit

Eine sorgfältige und ausreichend detaillierte Zuschlagsbegründung ist kein «Nice-to-have», sondern eine grundlegende Voraussetzung für einen funktionierenden Wettbewerb im öffentlichen Beschaffungswesen. Die Berufung auf Geschäftsgeheimnisse darf nicht dazu verwendet werden, die Bewertung intransparent zu gestalten. Im Gegenteil: Gerade der durch die IVöB-Revision angestrebte Qualitätswettbewerb verlangt von Vergabestellen, offen zu legen, warum ein Angebot bei den qualitativen Kriterien überzeugt hat. Wer den Qualitätswettbewerb ausruft, muss diesen in der Begründung des Vergabeentscheids konsequent umsetzen