Wann darf eine Vergabestelle einen Auftrag aus technischen Gründen direkt an eine bestimmte Anbieterin vergeben? Diese Frage stellt sich in der Praxis regelmässig, namentlich bei bestehenden Systemlandschaften, technischen Abhängigkeiten und Folgeinvestitionen. Das Verwaltungsgericht des Kantons Aargau gibt darauf in einem in der vergangenen Woche publizierten, noch nicht rechtskräftigen Entscheid eine klare Antwort: Es genügt nicht, die Vorteile der gewünschten Lösung aufzuzeigen. Die Vergabestelle muss vorgängig abklären und dokumentieren, weshalb keine angemessene Alternative besteht. Der Entscheid führt die Rechtsprechung des Bundesgerichts gemäss BGE 150 II 105 weiter und zeigt konkret, was daraus für die Beschaffungspraxis folgt.

Kommentar zum Urteil des Verwaltungsgerichts des Kantons Aargau WBE.2026.26 vom 3. September 2026

Sachverhalt

Die Vergabestelle wollte ein komplexes medizinisches System als Ergänzung zum bereits vorhandenen System beschaffen. Den Auftrag im Wert von rund 4,7 Mio. Franken ohne Mehrwertsteuer erteilte sie freihändig an die Anbieterin des bereits eingesetzten Systems. Zur Begründung führte sie aus, nur dieses System erfülle die technischen und medizinischen Anforderungen in einem automatisierten und klinisch praktikablen Workflow. Zudem lasse es sich als einziges vollständig in die bestehende technische und personelle Infrastruktur integrieren und gewährleiste die notwendige Redundanz (Erw. II/2.1).

Eine konkurrierende Anbieterin erhob dagegen Beschwerde. Sie machte geltend, ebenfalls eine substituierbare Lösung anbieten zu können. Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde gut und hob den Zuschlag auf, weil die Vergabestelle nicht rechtsgenüglich nachgewiesen hatte, dass tatsächlich nur die berücksichtigte Lösung in Frage kam.

Wer muss was nachweisen?

Zunächst stellt sich die Frage der Beschwerdelegitimation. Muss eine Anbieterin bereits vollständig beweisen, dass ihre Lösung gleichwertig ist? Nein. Weil die Substituierbarkeit sowohl für das Eintreten als auch für die materielle Beurteilung relevant ist, genügt eine Glaubhaftmachung. Die Anbieterin muss «mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit» aufzeigen, dass ihre Aussichten auf den Zuschlag nach Aufhebung der Verfügung intakt sind. Das Gericht hält dazu ausdrücklich fest: «Die Beweislast für das Vorliegen der Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe liegt sowohl im Stadium der Legitimationsprüfung als auch bei der materiellen Prüfung bei der Vergabestelle» (Erw. I/2.2).

Im konkreten Fall hatte die Beschwerdeführerin dargelegt, wie sich ihr System in die bestehende Umgebung integrieren liesse. Die Vergabestelle bestritt diese Ausführungen zwar, widerlegte sie aber nicht substanziiert. Insbesondere blieb offen, weshalb nur das berücksichtigte Gerät die verlangte Redundanz gewährleisten könne. Für das Eintreten genügte dies: Die Beschwerdeführerin hatte glaubhaft gemacht, dass sie eine substituierbare Lösung anbieten kann (Erw. I/2.4).

Die Eignung des Wunschprodukts genügt nicht

Art. 21 Abs. 2 lit. c IVöB erlaubt eine Freihandvergabe, wenn aufgrund technischer oder künstlerischer Besonderheiten oder wegen des Schutzes geistigen Eigentums nur eine Anbieterin in Frage kommt und keine angemessene Alternative besteht. Diese Voraussetzungen sind eng auszulegen. Die Ausnahmebestimmungen seien – so das Verwaltungsgericht – «generell restriktiv zu verstehen und eng auszulegen». Erforderlich seien «zwingende sachliche Gründe […], die von der Vergabestelle nachzuweisen sind» (Erw. II/3.2).

Hier liegt der zentrale Punkt des Entscheids: Die Vergabestelle muss nicht nur nachweisen, dass die ausgewählte Lösung ihre Bedürfnisse erfüllt. Sie muss zusätzlich nachweisen, dass auf dem Markt keine angemessene Alternative vorhanden ist. Unter Hinweis auf BGE 150 II 105 hält das Gericht fest, dass die Vergabestelle «sowohl für das Vorliegen des Ausnahmetatbestandes der technischen Besonderheiten als auch für das Fehlen einer angemessenen Alternative beweispflichtig» ist. Daraus folgt eine aktive Abklärungspflicht. Erforderlich ist eine «gründliche und sorgfältige Marktabklärung/-analyse (einschliesslich der Kosten), die entsprechend detailliert zu dokumentieren ist» (Erw. II/3.2).

Bei Beschaffungen im Staatsvertragsbereich darf diese Abklärung nicht an der Landesgrenze enden. Einzubeziehen ist der relevante Markt, jedenfalls also auch potenzielle Anbieterinnen aus den Mitgliedstaaten des Government Procurement Agreement (GPA; Erw. II/3.2). Gerade bei spezialisierten Produkten genügt es deshalb nicht, nur die bekannten Anbieterinnen in der Schweiz zu betrachten.

Was wurde abgeklärt – und was nicht?

Die Vergabestelle berief sich auf die Marktkenntnisse ihrer internen Fachpersonen, auf wissenschaftliche Publikationen sowie auf Besuche von Industrieausstellungen und Fachkongressen. Solche Informationsquellen sind – so das Verwaltungsgericht – für den Nachweis genügender Abklärungen nicht von vornherein ungeeignet. Entscheidend ist jedoch, dass die Abklärungen tatsächlich Aufschluss über den relevanten Markt geben und nachvollziehbar dokumentiert werden. Daran fehlte es im konkreten Fall gemäss dem Entscheid. Zu den Kongress- und Ausstellungsbesuchen fehlten nach den Feststellungen des Gerichts Angaben; die Abklärungen waren nicht dokumentiert» (Erw. II/4.3.3).

Die eingereichte Fachliteratur zeigte zwar, dass das gewünschte Gerät klinisch eingesetzt werden kann. Dies war jedoch nicht die umstrittene Frage. Zu prüfen war vielmehr, ob andere Geräte angemessene Alternativen darstellten (Erw. II/4.3.3). Die Eignung des bevorzugten Produkts belegt noch nicht, dass keine angemessene Alternative besteht. Gemäss Verwaltungsgericht wurde es unterlassen, «das Vorhandensein von Alternativlösungen […] zu eruieren und zu prüfen». Es fehlten «solide und konkrete Marktabklärungen» zu den technischen Möglichkeiten – insbesondere zur Kompatibilität und Integrationsfähigkeit – sowie zu den Preisen und Kosten (Erw. II/4.3.3).

Kein angemessenes Verhältnis zwischen Ergänzungsbeschaffung und Grundauftrag

Die Vergabestelle berief sich zusätzlich auf Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB. Auch dieser Ausnahmetatbestand war nicht erfüllt. Eine freihändige Ergänzungsbeschaffung setzt ein angemessenes Verhältnis zwischen Grund- und Folgeauftrag voraus. Der Folgeauftrag belief sich hier auf rund 4,66 Mio. Franken. Der ursprüngliche Auftrag der Vergabestelle hatte dagegen einen Wert von rund 2 Mio. Franken beziehungsweise 3,5 Mio. Franken unter Einbezug der wiederkehrenden Kosten. Der Folgeauftrag lag damit deutlich über dem Grundauftrag. Das Gericht kam deshalb zum Schluss: «Von einem Folgeauftrag im Sinne von Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB kann daher nicht ausgegangen werden» (Erw. II/5.3).

Was bedeutet der Entscheid für die Vergabestellen?

Die Beweislast ist seit BGE 150 II 105 geklärt. Der Aargauer Entscheid zeigt anschaulich, welche praktischen Anforderungen sich daraus ergeben. Wer einen Auftrag freihändig vergeben will, muss sich vor dem Zuschlag mit dem relevanten Markt auseinandersetzen – nicht nur mit dem bevorzugten Produkt und nicht erst im Beschwerdeverfahren. Folgende Punkte sind zu beachten

1. Die Vergabestelle muss die Eignung des gewünschten Produkts und das Fehlen angemessener Alternativen getrennt prüfen.
2. Die technischen Anforderungen sind sachlich und möglichst funktional zu begründen. Eine bestehende Systemlandschaft oder der Wunsch nach Produkten eines einheitlichen Herstellers genügt für sich allein nicht.
3. Eigene Marktkenntnisse dürfen berücksichtigt werden. Sie sind aber so zu dokumentieren, dass erkennbar wird, welche anderen Anbieterinnen und Lösungen geprüft wurden und weshalb diese nicht in Frage kommen.
4. Bei Beschaffungen im Staatsvertragsbereich ist der relevante internationale Markt einzubeziehen.
5. Behauptete Integrationsprobleme, betriebliche Risiken und Mehrkosten sind konkret abzuklären und nachvollziehbar zu belegen.
6. Je höher der Auftragswert und je komplexer die Leistung, desto vertiefter müssen die Abklärungen ausfallen. Ein RFI kann dabei ein geeignetes Instrument sein.
7. Die Abklärungen müssen vor dem Zuschlag erfolgen und in der Dokumentation nach Art. 21 Abs. 3 IVöB festgehalten werden.

Fazit:

Der Entscheid führt BGE 150 II 105 konsequent weiter. Eine Freihandvergabe nach Art. 21 Abs. 2 lit. c IVöB lässt sich nicht allein mit der Eignung des gewünschten Produkts und dessen guter Einbindung in die bestehende Systemlandschaft begründen. Die Vergabestelle muss zusätzlich nachweisen, dass keine angemessene Alternative besteht. Dies setzt eine vorgängige, ergebnisoffene und dokumentierte Marktabklärung voraus. Bei komplexen und bedeutenden Beschaffungen genügt eine pauschale Berufung auf eigene Marktkenntnisse regelmässig nicht. Erforderlich sind konkrete Abklärungen zu Alternativlösungen, technischer Integration und Kosten. Die Dokumentation muss zeigen, welche Möglichkeiten geprüft wurden und weshalb sie nicht in Frage kommen.

Das Gericht schreibt keine bestimmte Methode vor. In Betracht kommen dokumentierte eigene Marktkenntnisse, Recherchen im Internet und auf Vergabeportalen, Umfragen bei anderen Vergabestellen, der Beizug unabhängiger Dritter sowie ein Request for Information (RFI) bei einzelnen Unternehmen oder beim gesamten Markt (Erw. II/4.3.3). Welche Methode geeignet ist, hängt vom Beschaffungsgegenstand, vom Markt, vom Auftragswert und von der Komplexität ab. Entscheidend ist, dass die Abklärung ergebnisoffen, ausreichend breit, nachvollziehbar und sauber dokumentiert erfolgt.

Nach Ansicht des Gerichts hätte sich im konkreten Fall ein RFI «zur Klärung der Frage, ob tatsächlich nur die berücksichtigte Anbieterin in Frage kommt und keine angemessenen Alternativen bestehen, aufgedrängt» (Erw. II/4.3.3).

Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, bei jeder Freihandvergabe einen RFI durchzuführen. Je bedeutender der Auftrag und je stärker die technische Abhängigkeit, desto fundierter muss jedoch die Marktabklärung ausfallen, in der Regel drängt sich dann ein RFI auf.

In vielen Fällen dürfte es jedoch einfacher sein, die Leistungen öffentlich auszuschreiben und so zu prüfen, ob tatsächlich nur eine Anbieterin ein Angebot einreichen kann. Der Nachweis, dass keine angemessene Alternative besteht, kann mit einem RFI oder vergleichbaren Abklärungen einen ähnlichen Aufwand verursachen wie eine öffentliche Ausschreibung.